誰かにメッセージを送るときに失敗しないためにやるべき3つのこと

電話でのコミュニケーションが減り、メールやSNSなど、文字ベースでのコミュニケーションが圧倒的に多くなりました。それゆえ、メッセージがうまく伝わらない、相手に誤解を与えてしまう、表現が強すぎるなどのミスコミュニケーションが起こりがちです。

どうやって回避したらいいのでしょう？

文章の大切さに気づく

わたしは書籍、新聞、Webメディア等で執筆経験がありますが、出版社などに在籍する編集者にいろいろ文章の間違いや指摘を受け続け、5年が経とうとしています。

会社員時代は、今ほど文章の大切さが分かりませんでした。しかし、こういう仕事をするようになって、文章や言葉を大切にしないと、自分のイメージまで間違って伝わりますし、気づかないうちに相手にダメージを与えることにもなると気づきました。

文章や言葉を大切にできれば、人間関係もうまくいくと思います。職務経歴書や企画書もいいものに生まれ変わり、いい仕事が得られるかもしれません。思わぬSNSの発信が、人生を変えるかもしれません。特に次の3つに注意して、メッセージを送信してみてください。

気持ちをこめたメッセージは寝かしてから送信する

用件のみのメール返信なら、どんどん返信してもいいと思います。

しかし、気持ちを込めたメッセージ、特にクレームや文句など怒りを表すケースは、メッセージを寝かしてから送信したほうがいいです。

理由は、怒りに任せて書いたメッセージを、冷静な自分が翌日に読んだとき、だいたい「やばい文章」になっているからです。翌日に書きなおせば、いい感じでトゲが抜けたメッセージになるはずです。

喜びやうれしさを表現するときは、勢いに任せてメッセージを送ったほうが、感情が乗ったいいメッセージになることもあります。

わたしは若い頃、会社のメールで失敗した経験が何度もあるので、大切なメッセージほど寝かす時間を長く取り、何度も書き直すようにしています。

Gmailを使っている方なら、送信予約機能を使って、送信は少し待ってみましょう。

主語が抜けていないか確認する

わたしも結構やらかすのですが、文章の主語が抜けていて、誰に対してのメッセージ？と思う文章になっていませんか？

自分では分かったつもりでメッセージを送信していても、読んでいる側からすると、いったい何を言っているんだろう？ということは、よくあります。

これを回避するためには、自分で書いたメッセージを読み返すときに、「誰が」という意識を持つと、意外と主語が抜けていることに気づきます。

書いた直後に読み返してもいいのですが、翌日にメッセージを読み返すと見つけやすくなります。

相手に分かる言葉で書いているか

わたしが出身地である盛岡の話を書くとき、「そもそも、西日本の方は盛岡の場所が分からないかも？」と思い、岩手県盛岡市と表記することが多いです。

ネガティブやポジティブといった横文字言葉も、分かる人には当たり前の言葉ですが、80代へのメッセージには使いません。講演会で「ブログ」という言葉を使うときも、70代以上が多く集まる場合は「インターネットで公開している介護日記を全国の人が読んでいる」と説明することもあります。

横文字や地名、専門用語など、自分では分かっているつもりでも、相手には分からないことはよくあります。

大事なメッセージほど、十分寝かしてから送信する。

これを実践するだけで、ムダな言い争いが減りますし、いい人間関係を保てる確率が上がると思います。

今日もしれっと、しれっと。