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誰かにメッセージを送るときに失敗しないためにやるべき3つのこと

メッセージ 失敗

電話でのコミュニケーションが減り、メールやSNSなど、文字ベースでのコミュニケーションが圧倒的に多くなりました。それゆえ、メッセージがうまく伝わらない、相手に誤解を与えてしまう、表現が強すぎるなどのミスコミュニケーションが起こりがちです。

どうやって回避したらいいのでしょう?

文章の大切さに気づく

わたしは書籍、新聞、Webメディア等で執筆経験がありますが、出版社などに在籍する編集者にいろいろ文章の間違いや指摘を受け続け、5年が経とうとしています。

会社員時代は、今ほど文章の大切さが分かりませんでした。しかし、こういう仕事をするようになって、文章や言葉を大切にしないと、自分のイメージまで間違って伝わりますし、気づかないうちに相手にダメージを与えることにもなると気づきました。

文章や言葉を大切にできれば、人間関係もうまくいくと思います。職務経歴書や企画書もいいものに生まれ変わり、いい仕事が得られるかもしれません。思わぬSNSの発信が、人生を変えるかもしれません。特に次の3つに注意して、メッセージを送信してみてください。

気持ちをこめたメッセージは寝かしてから送信する

用件のみのメール返信なら、どんどん返信してもいいと思います。

しかし、気持ちを込めたメッセージ、特にクレームや文句など怒りを表すケースは、メッセージを寝かしてから送信したほうがいいです。

理由は、怒りに任せて書いたメッセージを、冷静な自分が翌日に読んだとき、だいたい「やばい文章」になっているからです。翌日に書きなおせば、いい感じでトゲが抜けたメッセージになるはずです。

喜びやうれしさを表現するときは、勢いに任せてメッセージを送ったほうが、感情が乗ったいいメッセージになることもあります。

わたしは若い頃、会社のメールで失敗した経験が何度もあるので、大切なメッセージほど寝かす時間を長く取り、何度も書き直すようにしています。

Gmailを使っている方なら、送信予約機能を使って、送信は少し待ってみましょう。

主語が抜けていないか確認する

わたしも結構やらかすのですが、文章の主語が抜けていて、誰に対してのメッセージ?と思う文章になっていませんか?

自分では分かったつもりでメッセージを送信していても、読んでいる側からすると、いったい何を言っているんだろう?ということは、よくあります。

これを回避するためには、自分で書いたメッセージを読み返すときに、「誰が」という意識を持つと、意外と主語が抜けていることに気づきます。

書いた直後に読み返してもいいのですが、翌日にメッセージを読み返すと見つけやすくなります。

相手に分かる言葉で書いているか

わたしが出身地である盛岡の話を書くとき、「そもそも、西日本の方は盛岡の場所が分からないかも?」と思い、岩手県盛岡市と表記することが多いです。

ネガティブやポジティブといった横文字言葉も、分かる人には当たり前の言葉ですが、80代へのメッセージには使いません。講演会で「ブログ」という言葉を使うときも、70代以上が多く集まる場合は「インターネットで公開している介護日記を全国の人が読んでいる」と説明することもあります。

横文字や地名、専門用語など、自分では分かっているつもりでも、相手には分からないことはよくあります。

大事なメッセージほど、十分寝かしてから送信する。

これを実践するだけで、ムダな言い争いが減りますし、いい人間関係を保てる確率が上がると思います。

今日もしれっと、しれっと。

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2件のコメント

 「怒りの6秒ルール」とは,よく聞きますね。
 一昔前だったら頭に血が上っても,手紙なり,直訴なりであっても,手順を踏まなければお相手に届きません。
 ところが今は通信事情が格段に向上した「お陰」で,怒り感情を保ったままネット上で怒号や捨て台詞が飛び交うのはよく見受けられる光景です。
 ふだんの生活でも気をつけたいですね。

減速生活者さま

6秒、アンガーマネジメントですね。認知症介護にも応用できる話なので、このブログのどこかにアンガーマネジメントと認知症介護について書いた記事もあります。
本当にふだんの生活で気を付けたいです、そう思います。

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ABOUT US

工藤広伸(くどひろ)介護作家・ブロガー
1972年岩手県盛岡市生まれ、東京都在住。岩手にいる認知症&難病(CMT病)の母(77歳・要介護2)を、東京からしれっと遠距離在宅介護を続けて9年目。途中、認知症の祖母(要介護3)や悪性リンパ腫の父(要介護5)も介護し看取る。認知症介護の模様や工夫が、NHK「ニュース7」「おはよう日本」「あさイチ」などで取り上げられる。Voicyパーソナリティ『ちょっと気になる?介護のラジオ』。認知症ライフパートナー2級、認知症介助士。
【著書】親が認知症!?離れて暮らす親の介護・見守り・お金のこと(翔泳社)ムリなくできる親の介護(日本実業出版社)医者には書けない! 認知症介護を後悔しないための54の心得 (廣済堂出版)ほか